【2026年1月5日開始】新在留申請オンラインシステム稼働｜ID有効期限3年化・定期報告オンライン化など変更点を徹底解説

出入国在留管理庁は、令和8年（2026年）1月5日（月）午前9時から、新しい「在留申請オンラインシステム」の運用を開始します。

今回の更改は利用者アンケート等を踏まえた大規模改修であり、利用者IDの有効期間の延長、利用申出・定期報告のオンライン化、入力画面の見直しや添付ファイル機能の強化、マイナンバーカードのスマホ認証対応など、企業・教育機関・行政書士・外国人本人にとって実務上のメリットが大きい内容となっています。

本記事では、新システムの変更点と、移行期に担当者が押さえておくべき実務上の注意点を解説します。

所属機関・取次者にとっての重要変更点

企業や教育機関、取次者（弁護士・行政書士）にとって、管理コスト削減につながる重要な変更が導入されます。

利用者IDの有効期間が「1年」から「3年」へ

これまで所属機関の利用申出は有効期間が1年であり、継続利用には毎年の「定期報告」と更新が必要でした。
新システムでは、令和8年1月以降に新規の利用申出が承認された所属機関や、定期報告が承認された機関について、利用者IDの有効期間が原則3年に延長されます。​

【注意】 既存IDは「1月5日に自動的に3年延長される」わけではありません。次回の定期報告・更新手続きを経て、新ルールの枠組みに移行する形となりますので、直近の有効期限管理には引き続きご注意ください。

「利用申出」と「定期報告」のオンライン化

これまで、所属機関の「利用申出（新規・変更・追加職員）」や、特定技能・留学生受入機関等に義務付けられている「定期報告」は、地方出入国在留管理官署への郵送または窓口持参が必要でした。
新システムでは、これらが在留申請オンラインシステム上から提出可能となり、郵送費や窓口訪問の負担が軽減されます。​

システムの操作性・機能の向上

日々の申請業務におけるストレスを軽減するため、以下のような機能改善が実装されます。

一時保存機能の実装

新システムでは、在留申請の入力途中に内容を一時保存（XML/CSV形式等）できるようになります。​
これにより、長時間にわたるデータ入力中のブラウザエラーや、担当者交代時の入力データ消失リスクが大きく軽減されます。

添付ファイルの容量・数の拡大

添付ファイルのアップロードに関して、合計容量が最大25MBまで拡張され、複数ファイルをまとめて添付しやすくなります。​
大量の決算書・雇用契約書・在籍証明書等を扱う企業・大学にとって、これまでの容量制限による「分割アップロード・別送」の手間が解消される実務上の大きなメリットです。

入力項目の適正化・紙申請書との整合

入力画面の項目構成が見直され、原則として紙の申請書と同一の項目・順序となるよう調整されています。​
さらに、金額入力欄の単位が「円」に統一されるなど、記載ミスを防ぐ仕様変更が行われており、一括申請テンプレートやエラーメッセージ表示も改善されると案内されています。​

外国人本人（個人申請）向けの変更点

スマホ認証対応（ICカードリーダー不要）

在留申請オンラインシステムを本人名義で利用する場合のマイナンバーカード認証について、従来のICカードリーダー方式に加え、スマートフォンのマイナポータルアプリを利用した認証が可能になります。​
これにより、専用機器を持たない外国人本人でも、マイナンバーカードと対応スマホがあればオンライン申請の認証が可能になります。

【注意】 申請内容の入力作業自体は、画面サイズや操作性の観点から引き続きPC環境からの利用が推奨されています。

IDの統合（在留申請オンラインシステム＋電子届出システム）

新システムでは、「在留申請オンラインシステム」と「電子届出システム」のIDが統合され、1つの利用者IDで双方を利用可能となります。​
※所属機関職員（企業担当者・大学職員等）のIDについては権限設定や運用上の区別があるため、ケースによっては引き続き別管理となる場合があります。

移行時の注意点とダウンタイム

過去申請データの表示・保存

システム移行に伴い、令和7年12月以前に申請された案件については、審査中のものを除き、新システムの「申請情報一覧画面」には表示されなくなります。​
過去の申請履歴を業務上保存する必要がある利用者は、新システム稼働前（令和8年1月5日以前）に、旧システムの画面印刷やPDF保存などで各自バックアップを取る必要があります。

システム停止期間（ダウンタイム）

新システムへの切替作業のため、令和7年12月29日頃から令和8年1月4日にかけて、システム停止期間が発生します。この期間はオンライン申請が一切利用できないため、期限が迫っている申請がある場合は早めの対応が必要です。​

URLの変更とブックマークの更新

新システム稼働に伴い、ログインURLが変更されます。
旧URLをブックマークしている場合は、1月5日以降に新URLへ差し替える必要があります。アクセスできないトラブルを防ぐため、社内や顧問先へも事前に周知しておくと安心です。​

まとめ：1月5日以降の実務対応

新オンラインシステムは、IDの3年化やオンライン定期報告など、実務負担を確実に減らす改良が施されています。一方で、移行期特有の「データ引継ぎ」や「URL変更」には注意が必要です。

以下のチェックリストを活用し、スムーズな移行を目指しましょう。

•  新URLへのアクセス確認（1月5日午前9時以降にログインテスト）

•  旧システムでの申請履歴の保存（令和7年内に完了推奨）

•  利用申出・定期報告のオンラインフロー確認（マニュアル更新）

•  マイナンバーカード＋スマホ認証のテスト（本人申請者への案内）

公式リンク集・マニュアル

システム利用に必要な公式情報へのダイレクトリンクです。新システムの操作マニュアルや最新の様式は、稼働開始日に合わせて更新される可能性があるため、必ず最新版をご確認ください。

新システムへのアクセス・お知らせ

• 【お知らせ】新しい在留申請オンラインシステムについて（令和8年1月5日）
  https://www.moj.go.jp/isa/11_00064.html
  公式のリリース情報。主な変更点やスケジュールが網羅されています。

• 在留申請のオンライン手続（ポータル）
  https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/onlineshinsei.html
  ログイン画面への入り口や、操作マニュアルのダウンロードリンクが配置されるメインページです。

マニュアル・操作ガイド

• オンラインでの申請手続に関するＱ＆Ａ
  https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/online-QA.html
  新システムに対応したQ&Aが掲載されています。「よくあるエラー」などの解決に役立ちます。

• 公式解説動画（YouTube：MOJchannel）
  新しい在留申請オンラインシステムについて①～主な変更点～
  画面イメージを確認しながら変更点を把握できる公式動画です。

申請・届出様式（Word/Excel/PDF）

• 在留申請オンラインシステム各種様式
  https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/online_guidance.html
  「利用申出書」や「定期報告」に必要な最新の様式がダウンロードできます。

• 利用者情報登録について（電子届出システム関連）
  https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/i-ens_registration.html
  ID統合に伴う電子届出システム側の手続き確認はこちらから。