就労ビザ申請の流れを5ステップで解説｜必要書類と申請方法の完全ガイド

就労ビザの申請は、確かに多くのステップと書類が必要ですが、正しい手順とポイントさえ理解すれば、決して乗り越えられない壁ではありません。

このページは、そんなあなたのための「就労ビザ申請の詳細な地図」です。

ここでは、申請の全体像を5つのシンプルなステップに分解し、あなたが今どの段階にいて、次に何をすべきかが一目でわかるように解説します。申請の全体像をここでしっかりと理解することが、スムーズなビザ取得への一番の近道です。

1. 就労ビザ申請の全体像｜5つの基本ステップ

就労ビザの申請プロセスは、大きく分けて以下の5つのステップで進みます。まずは、この全体像を頭に入れておきましょう。

• ステップ1：内定と雇用契約の締結

  • すべての始まりは、日本の企業から内定をもらい、労働条件を明確にした雇用契約を結ぶことからです。

• ステップ2：申請パターンの確認（海外から or 国内から）

  • あなたが今どこにいるかによって、申請の種類が変わります。これは非常に重要な分岐点です。

• ステップ3：必要書類の準備（本人・企業）

  • 申請で最も時間と労力がかかる部分です。本人と企業が協力して、漏れなく書類を集めます。

• ステップ4：申請書の作成と入国管理局への提出

  • 集めた書類をもとに申請書を作成し、管轄の入国管理局へ提出します。

• ステップ5：審査と結果の通知

  • 入国管理局による審査が行われ、結果が通知されます。

この5つのステップを、これから一つずつ詳しく解説していきます。

2. あなたはどっち？2つの申請パターンを理解する

就労ビザの申請には、あなたの現在の状況によって大きく2つのパターンがあります。自分がどちらに当てはまるのかを、まず正確に理解しましょう。

パターンA：海外から日本へ来る場合 → 「在留資格認定証明書交付申請」

これは、現在日本国外に住んでいる方がこれから日本に来て働くための手続きです。

• 手続きの主な流れ

  1. 日本の企業が、あなたの代理として、日本の入国管理局へ「在留資格認定証明書」の交付を申請します。
  2. 審査が許可されると、証明書が企業へ交付されます。
  3. 企業はその証明書を、海外にいるあなたへ郵送します。
  4. あなたは、その証明書と他の必要書類を持って、自国の日本大使館・領事館でビザ（査証）を申請します。
  5. ビザが発給されたら、晴れて来日できます。

• ポイント: 主に企業側が日本国内で手続きを進めるのが特徴です。

パターンB：日本に滞在中の場合（留学ビザなどから）→ 「在留資格変更許可申請」

これは、現在留学ビザや家族滞在ビザなど別の在留資格で日本に住んでいる方が、就労ビザへ切り替えるための手続きです。

• 手続きの主な流れ

  1. あなた自身が、日本の入国管理局へ「在留資格変更許可申請」を行います。
  2. 審査が許可されると、新しい在留資格が記載された在留カードを受け取ることができます。
  3. この許可を得て初めて、就労を開始できます。

• ポイント: 主にあなた自身が日本国内で手続きを進めるのが特徴です。

3. 【最重要】申請に必要な書類一覧（チェックリスト形式）

ここが申請準備の山場です。必要書類は多岐にわたりますので、チェックリストとしてご活用ください。 （注意： これはあくまで一般的なリストです。あなたの状況や申請するビザの種類、企業の規模によって追加の書類が必要になる場合があります。）

➡️ より詳しい公式リストや解説はこちら：[完全版｜就労ビザ申請の必要書類チェックリスト（本人・企業別）]

3-1. 申請者本人が準備する書類

3-2. 受け入れ企業が準備する書類

企業カテゴリーの判定基準

• カテゴリー1: 上場企業、国・地方公共団体等

• カテゴリー2: 前年分の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上

• カテゴリー3: 前年分の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円未満

• カテゴリー4: 新規設立企業等

➡️ 会社の規模によって提出書類が変わります！：[企業のカテゴリー区分（1〜4）と提出書類の違いを解説]

4. 許可の鍵を握る「申請理由書」作成の3つのポイント

多くの書類の中でも、特に審査官の心証を左右するのが「申請理由書（雇用理由書）」です。なぜなら、他の書類が「事実」を証明するものであるのに対し、理由書は「なぜこの外国人を採用する必要があるのか」というストーリーを伝える唯一の書類だからです。

説得力のある理由書を作成するための3つのポイントをご紹介します。

• ポイント1：採用の必要性を具体的に書く

  • ❌ NG例：「事業拡大のため、優秀な人材が必要だから」

  • ✅ OK例：「当社の海外展開において、〇〇国の市場を開拓するため、現地の文化と言語に精通し、マーケティング経験を持つ〇〇氏の専門性が必要不可欠です。」

• ポイント2：職務内容と本人の専門性の関連性を明確にする

  • 「大学で学んだ〇〇の知識を、今回の〇〇という業務でこのように活かしてもらう」というように、本人の学歴や職歴と、これから行う仕事内容を具体的に結びつけて説明します。

• ポイント3：会社の事業内容と将来性をアピールする

  • 採用する外国人に安定して給与を支払い続けられる、健全な経営状況であることをアピールします。事業の将来性や社会への貢献度なども盛り込むと良いでしょう。

➡️ 詳しい書き方や例文はこちら：[例文付き｜「申請理由書」の書き方]

5. 申請場所・手数料・審査期間について【2025年最新版】

申請場所

原則として、認定証明書交付申請は受け入れ企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署、変更許可申請は申請者（外国人）の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署です。

申請手数料（2025年4月1日改定）

重要な変更点

• 2025年4月1日から手数料が改定（変更・更新：4,000円→6,000円）

• オンライン申請では500円の割引が適用

• 2025年3月31日までに受付した申請は改定前の手数料が適用

標準処理期間（審査期間）

注意: これらはあくまで目安です。申請内容や時期によって、これより長くかかることもありますので、時間に余裕を持って準備を進めましょう。

6. オンライン申請の活用方法【2025年最新】

2025年現在、多くの申請でオンライン申請が利用可能になっています。

オンライン申請のメリット

• 手数料が500円安い

• 24時間いつでも申請可能

• 書類の郵送が不要（必要になる場合もあり）

• 審査状況をリアルタイムで確認可能

オンライン申請の対象

• 在留資格変更許可申請

• 在留期間更新許可申請

• 就労資格証明書交付申請

• 在留資格認定証明書交付申請（一部）

利用方法

1. アカウント作成
2. 必要書類をPDF化してアップロード（10MBの制限に注意）
3. オンラインで申請
4. 手数料を収入印紙を購入して所定の用紙に貼り付けて支払う

➡️ [オンライン申請の詳細な手順はこちら]

7. まとめと次のステップ：万全の準備で申請に臨もう

ここまで、就労ビザ申請の具体的な流れとポイントを解説してきました。

• 申請には、あなたの状況に応じて**「認定」と「変更」の2つのパターン**があること。

• 書類の準備は本人と企業の協力が不可欠であること。

• 「理由書」が審査の鍵を握ること。特にカテゴリー3以下の企業では重要。

これらのポイントを理解し、一つずつ着実に準備を進めることが、ビザ取得成功への道です。

しかし、もし「自分のケースではどの書類が必要なんだろう？」「理由書の書き方に自信がない…」と感じたら、それは専門家の助けを借りる良い機会かもしれません。

最後に、ビザ申請において最も避けたい「不許可」のリスクについて、以下のページで学んでおきましょう。

➡️ 失敗しないために：[就労ビザが不許可になる5つの典型的な理由と対策]

また、無事にビザが取れた後も、更新や転職といった手続きが待っています。将来のために、こちらもぜひご覧ください。

➡️ ビザ取得後の手続きは？：[在留期間更新・転職の手続きガイド]

意外なつまずきの生じがちな就労ビザ取得をサポート

行政書士かつみ法務事務所では各種就労ビザ申請のサポートを行っています。 当事務所のビザ申請サポートではビザ申請のサポートはもちろん、許可後の様々な疑問（子供・親族などの呼び寄せ、企業間の異動など）にも対応しています。

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また、ビザ申請サポートの報酬額についてはこちらをご覧ください。
➡️ 行政書士かつみ法務事務所の就労ビザ申請サポートについて知りたい方はこちら：[就労ビザ申請【京都】を詳しく見る]