就労ビザ申請の必要書類チェックリスト｜本人・企業・カテゴリー別の完全リスト

「どの書類が必要かわからない」「会社の規模によって何が違うの？」就労ビザ申請の現場では、こんな悩みや不安が多く聞かれます。実際、申請トラブルの多くは「書類の抜け・ミス」が原因と言ってよいです。

このページは、日本で働きたい外国人本人と、外国人採用を担当する企業の担当者の両方が、「誰でも迷わず・抜けなく」申請準備ができるよう、本人・企業・カテゴリー別に必要書類を一覧化した実践的なガイドです。

このチェックリストを活用し、万全の体制で申請に臨みましょう。

1. 申請者本人が準備する書類一覧

まず、申請者である外国人ご本人が準備する基本的な書類です。

書類名	必須/任意	注意点・補足
申請書	必須	最新様式を使用。在留資格認定証明書交付申請書／在留資格変更許可申請書のいずれか。
証明写真（4cm×3cm）	必須	6ヶ月以内に撮影したもの。無帽、無背景、鮮明なもの。
パスポートのコピー	必須	身分事項ページ。審査で原本の提示を求められることがあります。
在留カードのコピー	必須（国内申請時）	国内で別のビザから変更する場合。両面のコピーが必要です。
最終学歴の卒業証明書	必須	学歴要件を証明するために不可欠。原本または認証コピー。
成績証明書	推奨	特に専攻と職務内容の関連性を詳しく示す場合に有効です。
履歴書>	必須	学歴・職歴を詳細かつ正確に記載。空白期間がないように。
職歴を証明する書類	必要な場合	在職証明書など。実務経験で要件を満たす場合に必須です。
日本語能力を証明する書類	必要な場合	JLPTの合格証など。特定技能や介護ビザなどで求められます。
その他資格・免許証のコピー	必要な場合	医師、調理師など、職務に関連する資格が必要な場合に添付します。

➡️ 詳細な記入例や注意点はこちら：[申請手続きの完全ガイド]

2. 受入れ企業が準備する書類一覧（カテゴリー別）

次に、受入れ企業側が準備する書類です。企業のカテゴリーによって提出書類が大幅に異なるため、自社がどれに該当するかを正確に把握することが最初のステップです。

提出書類	カテゴリー1	カテゴリー2	カテゴリー3	カテゴリー4
カテゴリー証明資料	✅ 必須	✅ 必須	不要	不要
四季報の写し、上場証明書など	✅
前年分の法定調書合計表		✅	✅ 必須	✅ 必須
雇用契約書／労働条件通知書	不要（原則）	不要（原則）	✅ 必須	✅ 必須
登記事項証明書	不要（原則）	不要（原則）	✅ 必須	✅ 必須
会社案内・事業内容資料	✅ 望ましい	✅ 望ましい	✅ 必須	✅ 必須
決算報告書（直近年度）	不要	不要	✅ 必須	✅ 必須
事業計画書	不要	不要	不要	✅ 必須
申請理由書（雇用理由書）	必要な場合のみ	必要な場合のみ	推奨	✅ 必須

➡️ カテゴリー区分の判定・詳細は：[【企業向け】受入れ手続きと注意点]

3. よくある書類不備と対策

書類準備でつまずかないために、よくある失敗例とその対策を知っておきましょう。

不備1：古い様式の申請書を使ってしまう。 対策: 必ず出入国在留管理庁の公式サイトから最新の様式をダウンロードして使用する。※古い様式のものでも受け付けてもらえる場合もあります。
不備2：外国語書類に日本語訳を添付し忘れる。 対策: 卒業証明書や結婚証明書など、外国語で書かれた書類には、必ず翻訳者名と日付を記載した日本語訳を添付する。※英語の文書については基本的に不要と考えて良い。
不備3：カテゴリー判定を誤り、必要書類が不足する。 対策: 自社の前年の源泉徴収税額を正確に確認し、カテゴリーを正しく判断する。不明な場合は専門家に相談する。
不備4：理由書の内容が抽象的で、採用の必要性が伝わらない。 対策: 「なぜ他の日本人ではなく、この外国人を採用するのか」という点を、事業計画等と本人の専門性を結びつけて具体的に記述する。

➡️ 理由書の書き方・例文集はこちら：[申請理由書の書き方・例文集]

4. チェックリスト活用のポイント

本人と企業で協力: どちらがどの書類を準備するか、事前に役割分担を明確にしましょう。
ダブルチェックの徹底: すべての書類が揃ったら、提出前にもう一度、リストと照らし合わせて不備がないか確認しましょう。
専門家への相談: 書類の整合性や、特殊なケースでの必要書類について不安があれば、申請取次行政書士などの専門家に相談も検討しましょう。

5. 関連ページと次のステップ

まとめ

就労ビザ申請は、「正しい書類を、不備なく、漏れなく揃えること」が成功の絶対条件です。このチェックリストが、あなたの申請準備の確かな一助となれば幸いです。

このページをブックマークしておけば、申請準備で迷ったときも安心です。あなたの日本でのキャリアや、企業の外国人雇用がスムーズに進むことを心から応援しています。

参考：公式情報ページ

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