就労ビザ申請の必要書類チェックリスト｜本人・企業・カテゴリー別の完全リスト

「どの書類が必要かわからない」「会社の規模によって何が違うの？」就労ビザ申請の現場では、こんな悩みや不安が多く聞かれます。実際、申請トラブルの多くは「書類の抜け・ミス」が原因と言ってよいです。就労ビザの申請プロセスは複雑で、必要書類の準備には細心の注意が求められます。

このページは、日本で働きたい外国人本人と、外国人採用を担当する企業の担当者の両方が、「誰でも迷わず・抜けなく」申請準備ができるよう、本人・企業・カテゴリー別に必要書類を一覧化した実践的なガイドです。就労ビザ申請に必要な書類は、申請者本人が準備するものと、受入れ企業が準備するものに大きく分かれます。さらに、企業のカテゴリーによっても必要書類が異なるため、正確な把握が不可欠です。

このチェックリストを活用し、万全の体制で申請に臨みましょう。

1. 申請者本人が準備する書類一覧

まず、申請者である外国人ご本人が準備する基本的な書類です。就労ビザの申請において外国人本人が準備すべき必要書類は非常に重要です。これらの書類は、申請者の身元、学歴、職歴、そして日本での就労資格を証明するために不可欠です。これらの書類を漏れなく準備することで、就労ビザの申請プロセスをスムーズに進めることができます。

書類名	必須/任意	注意点・補足
申請書	必須	最新様式を使用。在留資格認定証明書交付申請書／在留資格変更許可申請書のいずれか。就労ビザの種類に応じて正しい様式を選択することが重要です。
証明写真（4cm×3cm）	必須	6ヶ月以内に撮影したもの。無帽、無背景、鮮明なもの。
パスポートのコピー	必須	身分事項ページ。審査で原本の提示を求められることがあります。
在留カードのコピー	必須（国内申請時）	国内で別のビザから変更する場合。両面のコピーが必要です。
最終学歴の卒業証明書	必須	学歴要件を証明するために不可欠。原本または認証コピー。
成績証明書	推奨	特に専攻と職務内容の関連性を詳しく示す場合に有効です。就労ビザの申請では、学んだ内容と就労内容の関連性が重要視されます。
履歴書>	必須	学歴・職歴を詳細かつ正確に記載。空白期間がないように。
職歴を証明する書類	必要な場合	在職証明書など。実務経験で要件を満たす場合に必須です。
日本語能力を証明する書類	必要な場合	JLPTの合格証など。特定技能や介護ビザなどで求められます。
その他資格・免許証のコピー	必要な場合	医師、調理師など、職務に関連する資格が必要な場合に添付します。

これらの書類を準備する際は、就労ビザの種類や申請者の状況に応じて必要な書類が変わる可能性があることに注意してください。また、英語以外の外国語で記載された書類には日本語訳を添付することが求められる場合があります。就労ビザの申請プロセスを円滑に進めるためには、これらの書類を漏れなく正確に準備することが極めて重要です。

➡️ 詳細な記入例や注意点はこちら：[申請手続きの完全ガイド]

2. 受入れ企業が準備する書類一覧（カテゴリー別）

次に、受入れ企業側が準備する必要書類について解説します。企業のカテゴリーによって提出書類が大幅に異なるため、自社がどれに該当するかを正確に把握することが最初のステップです。

就労ビザの申請において企業は4つのカテゴリーに分類されます。この分類は主に企業の規模に基づいて行われます。各カテゴリーによって提出が求められる書類が異なるため、自社のカテゴリーを正確に判断することが重要です。

提出書類	カテゴリー1	カテゴリー2	カテゴリー3	カテゴリー4
カテゴリー証明資料	✅ 必須	✅ 必須	不要	不要
四季報の写し、上場証明書など	✅
前年分の法定調書合計表		✅	✅ 必須	✅ 必須
雇用契約書／労働条件通知書	不要（原則）	不要（原則）	✅ 必須	✅ 必須
登記事項証明書	不要（原則）	不要（原則）	✅ 必須	✅ 必須
会社案内・事業内容資料	✅ 望ましい	✅ 望ましい	✅ 必須	✅ 必須
決算報告書（直近年度）	不要	不要	✅ 必須	✅ 必須
事業計画書	不要	不要	不要	✅ 必須
申請理由書（雇用理由書）	必要な場合のみ	必要な場合のみ	推奨	✅ 必須

カテゴリー1および2に該当する企業は、一般的に大企業や上場企業、地方自治体などが含まれます。これらの企業等はカテゴリー該当証明資料の提出が必須となりますが、その他の書類についてはかなり簡略化されている場合が多いです。実際のところ申請書以外はカテゴリー3以下に比べると驚くほど少ないです。

一方カテゴリー3および4に該当する企業は中小企業や新規設立企業などが含まれます。これらの企業はより詳細な書類の提出が求められます。特に、雇用契約書や労働条件通知書、登記事項証明書、会社案内、決算報告書などの提出が必須となります。

➡️ カテゴリー区分の判定・詳細は：[【企業向け】受入れ手続きと注意点]

3. よくある書類不備と対策

就労ビザ申請の書類準備でつまずかないために、よくある失敗例とその対策を知っておきましょう。これらの不備を事前に把握し、適切な対策を講じることで、スムーズな申請手続きにつながります。

不備1：古い様式の申請書を使ってしまう。 対策: 必ず出入国在留管理庁の公式サイトから最新の様式をダウンロードして使用する。※古い様式のものでも受け付けてもらえる場合もありますが、最新のものを使用するのが望ましいです。
不備2：外国語書類に日本語訳を添付し忘れる。 対策: 卒業証明書や結婚証明書など、外国語で書かれた書類には、必ず翻訳者名と日付を記載した日本語訳を添付する。※英語の文書については基本的に不要と考えて良いですが、念のため確認しましょう。
不備3：カテゴリー判定を誤り、必要書類が不足する。 対策: 自社の前年の源泉徴収税額を正確に確認し、カテゴリーを正しく判断する。不明な場合は専門家に相談し、適切な書類を準備しましょう。
不備4：理由書の内容が抽象的で、採用の必要性が伝わらない。 対策: 「なぜ他の日本人ではなく、この外国人を採用するのか」という点を、事業計画等と本人の専門性を結びつけて具体的に記述する。就労ビザ申請の審査では、外国人材の必要性が重要な判断基準となります。
不備5：パスポートや在留カードのコピーが不鮮明。 対策:就労ビザ申請に必要な身分証明書類はすべての情報が明確に読み取れるよう、高品質なコピーを用意しましょう。特に在留カードは両面のコピーが必要です。

これらの不備に注意し、慎重に書類を準備することで就労ビザ申請の成功率を高めることができます。不明点がある場合は行政書士などの専門家に相談することをお勧めします。

➡️ 理由書の書き方・例文集はこちら：[申請理由書の書き方・例文集]

4. チェックリスト活用のポイント

本人と企業で協力: どちらがどの書類を準備するか、事前に役割分担を明確にしましょう。
ダブルチェックの徹底: すべての書類が揃ったら、提出前にもう一度、リストと照らし合わせて不備がないか確認しましょう。
専門家への相談: 書類の整合性や、特殊なケースでの必要書類について不安があれば、申請取次行政書士などの専門家に相談も検討しましょう。

これらのポイントを押さえることで就労ビザ申請の書類準備をより確実かつスムーズに進めることができます。チェックリストを活用し、漏れのない申請準備を心がけましょう。

5. 関連ページと次のステップ

就労ビザの必要書類を準備したら、次のステップとして以下の関連ページを参考にしてください。これらのページでは、就労ビザ申請の詳細な手続きや注意点、さらには申請後の対応まで幅広く解説しています。

まとめ

就労ビザ申請の成功は、「正しい書類を、不備なく、漏れなく揃えること」にかかっています。このチェックリストを活用することで、申請者本人と受入れ企業の双方が必要な書類を確実に揃えることができ、あなたの申請準備の確かな一助となれば幸いです。

また、よくある書類不備として古い様式の使用や外国語書類への日本語訳の添付忘れなどがあります。これらのミスを防ぐため、最新の情報を常に確認し、チェックリストを活用して二重確認を行うことをおすすめします。

このページをブックマークしておけば、申請準備で迷ったときも安心です。あなたの日本でのキャリアや、企業の外国人雇用がスムーズに進むことを心から応援しています。

参考：公式情報ページ

就労ビザの申請に関する詳細情報や最新の規定については、以下の公式情報ページを参照することをおすすめします。これらのサイトでは必要書類や申請手続き、在留資格に関する正確かつ最新の情報を確認できます。

意外なつまずきの生じがちな就労ビザ取得をサポート

行政書士かつみ法務事務所では各種就労ビザ申請のサポートを行っています。当事務所のビザ申請サポートではビザ申請のサポートはもちろん、許可後の様々な疑問（子供・親族などの呼び寄せ、企業間の異動など）にも対応しています。

また、ビザ申請サポートは書類作成・収集に申請取次も行うフルサポートコース、書類作成のみのコースをご用意しております。平日役所に行くのは難しい、あるいは全て専門家に依頼したいという方はフルサポートコースを、ある程度自分で準備して、必要なところだけサポートしてほしいという方は書類作成コースをご利用ください。

また、土日祝・出張対応も可能な初回無料相談も行っておりますので是非ご利用ください。無料相談の詳細は、こちらをご覧ください

また、ビザ申請サポートの報酬額についてはこちらをご覧ください。
➡️ 行政書士かつみ法務事務所の就労ビザ申請サポートについて知りたい方はこちら：[就労ビザ申請【京都】を詳しく見る]