申請理由書（雇用理由書）の書き方と例文｜就労ビザ許可率を高める保存版ガイド

「申請理由書って書き方があるの？」「自分たちの場合、何をアピールすればいいか分からない」申請者本人も企業の担当者も、就労ビザ申請で最初に悩むのが“理由書”の内容と表現です。

このページは――

初めて就労ビザ申請に挑む【外国人本人】
外国人雇用に慣れていない【中小企業・スタートアップの採用担当】
他の申請で不許可・追加資料を求められた【実務担当者】

――これらの理由書を必要とする皆さんに向けて、「だれにとっても分かりやすく自在にカスタマイズできる、最新の申請理由書ガイド」となることを目的としています。

1. 申請理由書が“ビザ許可”のカギを握る理由

審査官は「なぜこの外国人をあなたの会社で雇う必要があるのか」「学歴・職歴と業務内容が合致しているか」を最も重視します。
専門性・具体性・安定性を、“理由書”で端的にプレゼンできるかが許可率を大きく左右します。

2. 申請理由書の基本構成と書き方ポイント

基本構成

項目	内容のポイント例
会社概要	何をしている会社か。事業分野、事業規模や今後の事業展開
採用の背景	なぜこのタイミングで外国人採用が必要か。人手不足以上の必然性
候補者の専門性	学歴、職歴、語学能力や専門ライセンスなど。その強み
職務内容と関連性	どの業務を担当し、どの知識・経験が活かせるか
事業計画・雇用の継続性	安定的な事業・雇用が可能であるエビデンス
まとめ	期待や熱意・差別化できる点

書き方のポイント

「人手不足なので」だけはNG。「成長事業の推進」「海外展開への戦略」「専門領域への対応」など具体的な根拠を
学歴・職歴→業務内容の“つなぎ”を必ず入れる
中小・新設企業（カテゴリー3・4）は特に「会社の安定性・将来性」も強調
上場企業等（カテゴリー1・2）は理由書は原則不要で省略可だが、専攻と職務がズレる場合や審査官への追加説明が必要な場合は用意しておくと安心

➡️ 他カテゴリー別書類解説：[カテゴリー別｜企業が準備する必要書類完全リスト]

3. カテゴリー別のテンプレート・例文

カテゴリー1・2（上場・大企業・自治体）

例文当社はIT領域でグローバル事業を展開しており、〇〇氏の〇〇国での開発経験と語学力は、海外プロジェクトの中核人材として不可欠です。〇〇大学で学んだITアーキテクチャ知識を活かし、〇〇部門の新規プロジェクトで即戦力として対応いただきます。

カテゴリー3・4（中小・新設企業）

例文当社はスタートアップとして〇〇分野に挑戦しており、アメリカ市場でのビジネス開発経験を持つ〇〇氏が参画することで、国際展開を加速できます。〇〇大学のマーケティング専攻と現地勤務経験は、日本拠点の〇〇事業の立ち上げメンバーとして最適です。2025年度以降も安定採算を見込む事業計画を立案済みです。

4. ケース別によくある相談・説得力ある書き方

ケース1：専攻と業務内容が完全一致

例：IT専攻卒＋エンジニア職、マーケティング専攻卒＋企画職など
→学習内容や前職経験がダイレクトにどう活きるかを端的に表現

ケース2：一部食い違いや新規業務の場合

例：理系出身で営業、語学専攻でマーケなど
→なぜ異業種に挑戦するか／どの経験が現職にも役立つか具体的に

ケース3：新規事業・海外展開

例：現地言語×現地文化×新商品開発や市場開拓
→プロジェクトや戦略ストーリーと候補者の独自性を強調

5. よくあるNG表現・審査官にわかりにくい理由書

「人手不足のため」「母国語が話せるから」だけの記述
経歴と業務のつながりが薄い
会社案内で終わってしまい、候補者の個別性が出ていない
定型的で他社との差別化・熱意が伝わらない

➡️ 失敗例・改善ポイントの詳細：[就労ビザのケース別解説]

6. 申請理由書作成のチェックリスト

採用理由、業務内容が具体的・論理的か
学歴・職歴と担当職務の結びつきを明記しているか
企業の安定性・継続性をアピールしているか
カテゴリー、ケース（ズレ等）の要不要をチェック済みか
日本語表現や形式に間違いがないか

7. 関連ページ・次のステップ

➡️ [就労ビザ申請の必要書類チェックリスト]
➡️ [申請手続きの完全ガイド]
[企業のカテゴリー区分（1～4）と提出書類の違い]
➡️ [技術・人文知識・国際業務ビザ詳細解説]
[特定技能ビザ詳細解説]
➡️ [就労ビザのケース別解説]

まとめ

申請理由書は、審査官に“なぜこの会社でこの人なのか”を分かりやすく伝える「プレゼン資料」といってもよいものです。このガイドと例文を参考に、“あなたの会社・候補者独自”の理由書で、就労ビザの許可の可能性アップを目指しましょう。不明点や難しいケースは各詳細ページや専門家への相談もぜひご活用ください。

参考：公式情報ページ

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